Kokouspalvelutehtävä
Seminaari
Seminaari on asiantuntijoiden tiedonvaihtamiseen tarkoitettu
palvelukokonaisuus. Seminaareissa on erilaisia luentoja ja ohjelmaa. Seminaarilla
voi olla selkeä ohjelmarunko, jolloin kaikki osallistujat osallistuvat samoihin
ohjelmiin ja luentoihin, tai ohjelmassa voi olla vaihtoehtoisia ohjelmia.
Teen kuitenkin tämän tehtävän koskien kokousta, sillä en osallistunut seminaariin, josta tämä tehtävä piti alun perin tehdä.
Kokous
Kokous on tilaisuus, jossa kokoontuu joko yhteisön omia edustajia tai yhteisön
omia sekä yhteistyökumppaneiden edustajia. Kokous voidaan järjestää
kokoustilaan, jonne kaikki osallistujat saapuvat, tai esimerkiksi puhelin –ja videoneuvotteluna.
Olen seurannut sivusta muutamaa kokousta
työssäoppipaikallani Satamaravintola Pumppuhuoneella vuonna 2016, eli siitäkin
on jo aikaa. Otan yhden esimerkin ja teen tämän tehtävän siitä.
Yhden mieleenpainuvan kokouksen järjesti jokin veneyhdistys
ja se järjestettiin siis Hämeenlinnassa lounasravintolassa, satamassa. Paikka
oli mitä täydellisin, sillä kokoukseen osallistuvilla ihmisillä oli vene
samassa satamassa, kuin kokoustila sijaitsi. Käsiteltävät asiat eivät siis riidelleet ympäristön kanssa. Kohderyhmään kuului seuran vastuuhenkilöitä. Kokous oli aika pelkistetty,
ja noin puolessa välissä he pitivät ruokatauon. Olin järjestellyt lohileipiä
tarjottimille, ja jotain muuta pientä purtavaa. Kahvia ja teetä oli myös tarjolla.
Osallistujille jaettiin samanlaiset paperiniput, johon oli koottu läpikäytäviä
asioita.
Sivusta seuraajana kokous vaikutti siltä, että kaikki osallistujat tunsivat
toisensa hyvin, ensin hoidettiin viralliset asiat, sen jälkeen kokousvieraat
jäivät vielä pariksi tunniksi jutustelemaan oluen merkeissä.
Minulla ei ollut tämän kokouksen toteutumisessa suurta roolia, mutta
valmistelin siis tarjoilut kokousvieraille.