Kokouspalvelutehtävä

Kokouspalvelutehtävä

 Seminaari

Seminaari on asiantuntijoiden tiedonvaihtamiseen tarkoitettu palvelukokonaisuus. Seminaareissa on erilaisia luentoja ja ohjelmaa. Seminaarilla voi olla selkeä ohjelmarunko, jolloin kaikki osallistujat osallistuvat samoihin ohjelmiin ja luentoihin, tai ohjelmassa voi olla vaihtoehtoisia ohjelmia.

Teen kuitenkin tämän tehtävän koskien kokousta, sillä en osallistunut seminaariin, josta tämä tehtävä piti alun perin tehdä.

Kokous

Kokous on tilaisuus, jossa kokoontuu joko yhteisön omia edustajia tai yhteisön omia sekä yhteistyökumppaneiden edustajia. Kokous voidaan järjestää kokoustilaan, jonne kaikki osallistujat saapuvat, tai esimerkiksi puhelin –ja videoneuvotteluna.

Olen seurannut sivusta muutamaa kokousta työssäoppipaikallani Satamaravintola Pumppuhuoneella vuonna 2016, eli siitäkin on jo aikaa. Otan yhden esimerkin ja teen tämän tehtävän siitä.

Yhden mieleenpainuvan kokouksen järjesti jokin veneyhdistys ja se järjestettiin siis Hämeenlinnassa lounasravintolassa, satamassa. Paikka oli mitä täydellisin, sillä kokoukseen osallistuvilla ihmisillä oli vene samassa satamassa, kuin kokoustila sijaitsi.  Käsiteltävät asiat eivät siis riidelleet ympäristön kanssa. Kohderyhmään kuului seuran  vastuuhenkilöitä. Kokous oli aika pelkistetty, ja noin puolessa välissä he pitivät ruokatauon. Olin järjestellyt lohileipiä tarjottimille, ja jotain muuta pientä purtavaa. Kahvia ja teetä oli myös tarjolla.
Osallistujille jaettiin samanlaiset paperiniput, johon oli koottu läpikäytäviä asioita.
Sivusta seuraajana kokous vaikutti siltä, että kaikki osallistujat tunsivat toisensa hyvin, ensin hoidettiin viralliset asiat, sen jälkeen kokousvieraat jäivät vielä pariksi tunniksi jutustelemaan oluen merkeissä.
Minulla ei ollut tämän kokouksen toteutumisessa suurta roolia, mutta valmistelin siis tarjoilut kokousvieraille.